A rendezvények tervezésének folyamata még a tapasztalt szervezők számára is megterhelő lehet. Egyszerűen túl sok tényezőt kell figyelembe venni.
Vannak résztvevők, eseményregisztrációk, marketingstratégiák és szponzorációk, nem is beszélve a virtuális, hibrid és kizárólag személyes rendezvényekről, amelyeknek különböző igényeik vannak.
Mondja csak! Megértem. Ez bonyolult. De hogyan tervezzem meg a rendezvény időzítését? Nem tudom megjósolni a jövőt, ugye?
Álljon meg, és vegyen egy mély lélegzetet. Ne hagyja, hogy olyasmi miatt aggódjon, ami valószínűleg nem fog megtörténni a belátható jövőben.
Az eseményütemezés segít a gondolatai földolgozásában és a sikeres esemény megtervezésében. Megmutatjuk, hogyan állítson össze egy ilyen tervet, és tippeket adunk, hogy a rendezvény mely szempontjaira érdemes összpontosítania.
Tegyünk tisztába néhány dolgot: Az ütemterve nem lesz hasznos, ha nem telt el elég idő a rendezvény kezdete előtt.
Nincs egyetlen válasz arra a kérdésre, hogy mikor kell ütemezni az eseményeket. Végső soron attól függ, hogy milyen típusú eseményt szeretne tartani.
Nagy vagy kis eseményről van szó? Ez nem mindegy, mivel a nagy rendezvények tervezése akár 12 hónapot is igénybe vehet. Ezenkívül a nagy eseményekhez helyszíneket kell foglalnia, és megfelelő, az eseményhez létrehozott szórakozóhelyeket kell bérelnie.
Ugyanakkor a kisebb rendezvények, például vállalati találkozók vagy szemináriumok esetében hat hónap is elegendő.
Teljesen más a helyzet, ha virtuális eseményekről van szó. Legalább 12 hétre lehet szüksége, különösen akkor, ha nem találta meg a megfelelő produkciós partnereket, akik segítenek megvalósítani terveit.
Érzi a nyomást? Ne adja fel! Rövid idő alatt is meg lehet tervezni egy rendezvényt. De általános szabályként elmondható, hogy minél több ideje van, annál nagyobb a mozgástere, hogy túllépjen az alapokon.
Most, hogy megnéztünk néhány durva időbeosztást a rendezvények számára, térjünk rá a tervezés apró részleteire:
Egy esemény ütemezésekor kezdje azokkal a dolgokkal, amelyek nélkül nem tud meglenni. A rendezvényének ezeket a létfontosságú részeit nem szabad megváltoztatni vagy átütemezni.
Íme néhány példa:
Mindig az ilyen visszafordíthatatlan feltételekkel kezdje, mert ezek már előre meghatározottak. Nincs lehetőséged megváltoztatni őket.
Miután végzett az előfeltételekkel, térjen át a partnerekre, beszállítókra és szponzorokra.
Az eladók a rendezvényed szíve. Ők keltik életre. Az egyetlen dolog, amit itt tehetsz, hogy bevonod őket a rendezvénytervezési ütemtervedbe.
Jó, ha a beszállítóidnak van elképzelésük arról, hogy mennyi időbe telik nekik, hogy valóra váltsák az álmodat.
Ezeket a példákat érdemes figyelembe venned, amikor elkészíted az ütemtervet:
Ne feledje, hogy partnerei időzítése a rendezvény költségvetését is befolyásolhatja. Például már lefoglalt egy rendezvényhelyszínt egy adott időpontra.
De megérti, hogy az egyik beszállítónak mindent el kell készítenie a rendezvény előtti este. Ez azt jelenti, hogy több pénzt kell majd kiadnia a helyiség bérléséért, mivel sokkal hosszabb időbe telik, amíg hozzáférhet.
A rendezvényszervezés kreatív folyamat, és az ötletek minden irányból érkeznek majd. Ne kezdjen egyetlen projekttel. Ehelyett hozzon létre néhány projektet, amelyeket megoszthat a csapatával, és megkérheti őket, hogy vizsgálják felül.
Ne feledje, hogy nem fog elsőre sikerülni - ez teljesen elfogadható. Fontos, hogy a rendezvénytervezés időzítésére több javaslat álljon rendelkezésre, amelyek összhangban vannak a rendezvény céljaival és célkitűzéseivel.
A rendezvénytervezés másik fontos szempontja a kiszámíthatatlanságra való felkészülés. Ha a legapróbb részletekig tervezel, akkor biztosan lesznek akadályok.
Például a létesítménye nem tudta időben kitakarítani a konferenciatermet. Vagy a főelőadó véletlenül kifutott az időből.
Tervezzen a váratlan helyzetekre úgy, hogy teret biztosít a mozgásnak. Ez lehetővé teszi, hogy ilyen helyzetek esetén nyugodt, higgadt és nem stresszes maradjon.
Miután elkészült az események ütemterve, juttassa el azt az összes érdekelt félhez, és adjon nekik időt a visszajelzésre.
Hallgassa meg a mondanivalójukat. Felfedeztek-e olyan fájdalmas pontokat, amelyeket Ön nem tudott azonosítani? Néhány szállítónak több időre lesz szüksége, mint amennyit adott nekik? Megfelelnek a dátumok és időpontok?
Szükség szerint végezze el a szükséges módosításokat, és legyen rugalmas a váratlan változásokkal szemben.
Most, hogy ismeri a rendezvénytervezés alapjait és azt, hogy mennyi időre kell terveznie, beszéljünk a rendezvénytervezés tartalmáról.
Kezdje a tervezési folyamatot azzal, hogy átgondolja a rendezvény céljait. Válassza ki, milyen típusú rendezvényt szeretne tartani, gondolja át, hogyan fog kinézni, és határozza meg a közönség részvételét.
Ezek a kérdések segíthetnek eldönteni, hogy hibrid, személyes vagy virtuális eseményt tartson-e. Ha már van egy sor cél, amely vezérli Önt, a csapata követheti őket.
Amikor ennyi ember vesz részt egy esemény megtervezésében, a szerepek és felelősségek ismeretének hiánya zavaró lehet.
Ezért rendkívül fontos, hogy delegálja a feladatokat, és egyértelműen meghatározza, hogy kinek mi a feladata. Így mindenki egy hullámhosszon lesz, és tudni fogja, milyen határidőket kell betartania.
Egy sikeres rendezvény nem lenne teljes költségvetés nélkül. Ez megakadályozza a költségtúllépést, és lehetővé teszi, hogy meghatározzák, mely költségeket kell csökkenteni.
A rendezvény helyszínének kiválasztása kritikus fontosságú minden esemény megtervezésénél, mivel segít meghatározni az esemény időpontjait.
Ugyanez vonatkozik a virtuális platformokra is. Ki kell tudnia választani az igényeinek megfelelő rendezvényszervezési megoldást.
A rendezvénytervezés nem lenne teljes promóció és marketing nélkül. Használjon különböző stratégiákat, amikor a rendezvénye hírét terjeszti.
Gondoljon a célközönségére, és derítse ki, milyen helyeken fordulnak meg. Jó ötlet egy funkcionális és könnyen kezelhető esemény-weboldalt létrehozni, amelyre az emberek regisztrálhatnak. Ezután hirdesse rendezvényét különböző marketingplatformokon.
Nagyjából ekkorra kell végeznie az esemény népszerűsítésével és a költségvetés tervezésével.
Három hónappal a rendezvény kezdete után a figyelmét át kell irányítania a rendezvény regisztrációs szoftverének kiválasztására, a fennmaradó szállítók lefoglalására és a prezentációs eszközökre.
A regisztráció az első kapcsolódási pont a rendezvénye és a résztvevők között. Pozitív első benyomást kell keltenie rájuk. Hogyan? A legegyszerűbb regisztráció segítségével.
Kínáljon promóciókat és ösztönzőket, például jegyeket a korai jelentkezők számára. Vegye fel a kapcsolatot a látogatókkal e-mailben, ha nem tudták kitölteni az űrlapot.
Az egyszerű regisztráció minden eddiginél egyszerűbbé teheti a rendezvény megtervezését.
A rendezvénytervezés nem lenne teljes a vendéglátósok és egyéb partnerek nélkül. Három hónappal a rendezvény előtt kezdje el keresni a rendezvény céljainak megfelelő beszállítókat. Majd végül döntsön róluk a három hónap lejárta előtt.
Tipp: Foglalja le a beszállítókat minél korábban. Versenyelőnye lesz más rendezvényszervezőkkel szemben, akiknek szintén szükségük van rájuk.
Ne várjon a rendezvény időpontjáig az életrajzok és az előadók részleteinek véglegesítésével. Beszélje meg az előadókkal, hogy mit kell tenniük az előadásaikhoz. Győződjön meg róla, hogy már készen állnak a témák és a vitapontok.
Korábban már említettük a váratlan helyzetekre való felkészülés fontosságát. Ez vonatkozik a vészhelyzeti tervek készítésére is, amelyekkel megvédheti hallgatóit és előadóit természeti katasztrófák vagy más előre nem látható körülmények esetén.
A rendezvénye már csak egy hónap van hátra. Ekkorra a tervezés és a bérbeadás nagy részének már meg kell történnie. Már csak arról kell gondoskodni, hogy minden zökkenőmentesen menjen.
Ez itt egyszerű és egyértelmű: Hívja fel az ételszállítót, és győződjön meg róla, hogy a megbeszélt terveket teljesíteni tudják.
Miután gondoskodott az esemény regisztrációjáról, közölje a szállítóval a végleges vendéglistát vagy létszámot, hogy a szükséges előkészületeket megtehesse.
Rendezvényplatformok és rendezvényszolgáltatók mindenféle formában és méretben léteznek. Legyen szó teremszolgáltatóról, tervezőről, AV-produkcióról vagy marketingcsapatról, a lista végtelen.
Ha még mindig szükség van rá, ellenőrizze az egyes beszállítókat, és mindenkivel egyeztessen a korábban megbeszélt tervekről.
Lehet, hogy megfelelő változtatásokra lesz szükség. Előfordulhat például, hogy a helyiségszolgáltató nem engedélyezi, hogy előző nap rendezzen egy rendezvényt. Vagy a hardverszállítója esetleg nem rendelkezik a szükséges ködfelállítással.
Mindegyikükkel erősítse meg a részleteket, hogy az esemény napján minden zökkenőmentesen menjen.
A személyzetét és a látogatókat tájékoztatni kell arról, hogy mit kell tenniük a rendezvény napján.
Tartsa őket naprakészen, és szükség szerint tájékoztassa őket minden változásról. A résztvevőknek például utasításokat adhat arra vonatkozóan, hogy hogyan férhetnek hozzá egy eseményhez. Ugyanakkor megismételheti a személyzet szerepeit és feladatait.
ROI-központú eseményt csak úgy tud lefolytatni, ha végigmegy az ütemezési folyamaton.
A rendezvények nagy üzletet jelentenek, függetlenül a nagyságrendtől. A megfelelő tervezés a kulcsa annak, hogy megfeleljen látogatói és vendégei elvárásainak.
Virtuális rendezvényszervező szoftvert keres? A Confenta eseménykezelési megoldása a következő szintre emelheti virtuális és hibrid eseményeit, több résztvevőt vonzva és növelve az esemény konverziós arányát.
Foglaljon ingyenes demót virtuális rendezvényszoftverünkről, vagy lépjen kapcsolatba velünk további információkért.
Mi az a rendezvény idővonala?
Az esemény idővonala a rendezvénytervezés összes szakaszának időrendi felsorolása. A rendezvények ütemtervei hosszú távra és a rendezvény napjára is tervezhetők.
Mikor kell elkezdeni a rendezvény népszerűsítését?
Jobb, ha legalább 2-3 hónappal a rendezvény kezdete előtt elkezdi a rendezvény népszerűsítését.
Milyen hosszú a rendezvénytervezés idővonala?
A rendezvénytervezési ütemtervnek legalább 4-6 hónapra kell kiterjednie.
Szükségem van szponzorokra egy kis rendezvényhez?
Ez attól függ. Sok rendezvénynek előnyös, ha van szponzor. A szponzorok segíthetnek a pénzszerzésben és kapcsolatépítési lehetőségeket nyithatnak. De lehet, hogy nincs szüksége szponzorra, ha egy kisebb rendezvényt, például egy vállalati találkozót szervez.
Foglaljon mostingyenes konzultációt , és mi végigvezetjük a rendezvények egyszerűsítésén!
Mi is ajánljuk:
Tudjon meg többet a Confenta rendezvényplatform lehetőségeiről
