Le processus de planification d'événements peut s'avérer écrasant, même pour les organisateurs expérimentés. Il y a tout simplement trop de facteurs à prendre en compte.
Il y a les participants, les inscriptions à l'événement, les stratégies de marketing et les parrainages, sans parler des événements virtuels, hybrides et exclusivement en personne qui ont des besoins différents.
Vous dites : "Je comprends : Je comprends. C'est compliqué. Mais comment planifier le calendrier de l'événement ? Je ne peux pas prédire l'avenir, n'est-ce pas ?
Arrêtez-vous et respirez profondément. Ne vous inquiétez pas pour quelque chose qui ne risque pas de se produire dans un avenir prévisible.
Les calendriers d'événements vous aident à ancrer vos pensées et à planifier un événement réussi. Nous vous montrerons comment élaborer un tel plan et vous donnerons des conseils sur les aspects de l'événement sur lesquels vous devez vous concentrer.
Mettons les choses au clair : Votre calendrier ne sera pas utile s'il ne s'est pas écoulé suffisamment de temps avant le début de l'événement.
Il n'existe pas de réponse unique à la question de savoir quand programmer des événements. En fin de compte, cela dépend du type d'événement que vous souhaitez organiser.
S'agit-il d'un grand ou d'un petit événement ? Cette question est importante, car la planification des grands événements peut prendre jusqu'à 12 mois. En outre, vous devrez réserver des lieux pour les grands événements et louer des lieux de divertissement adaptés à votre événement.
En revanche, pour les événements plus modestes, tels que les réunions d'entreprise ou les séminaires, six mois suffisent.
Il en va tout autrement pour les événements virtuels. Vous pouvez avoir besoin d'au moins 12 semaines, surtout si vous n'avez pas trouvé les bons partenaires de production pour vous aider à réaliser vos projets.
Vous sentez-vous sous pression ? N'abandonnez pas. Il est possible de planifier un événement en peu de temps. Mais en règle générale, plus vous disposez de temps, plus vous avez de marge de manœuvre pour aller au-delà de l'essentiel.
Maintenant que nous avons examiné les calendriers approximatifs des événements, passons aux tenants et aboutissants de leur planification :
Lorsque vous planifiez un événement, commencez par les éléments dont vous ne pouvez pas vous passer. Ces éléments vitaux de votre événement ne doivent pas être modifiés ou reprogrammés.
Voici quelques exemples :
Commencez toujours par des conditions irréversibles comme celles-ci parce qu'elles sont déjà prédéterminées. Vous n'avez aucun moyen de les modifier.
Une fois les conditions préalables réglées, passez aux partenaires, aux vendeurs et aux sponsors.
Les fournisseurs sont le cœur de votre événement. Ils lui donnent vie. La seule chose que vous puissiez faire ici est de les inclure dans le planning de votre événement.
Il est bon que vos fournisseurs aient une idée du temps qu'il leur faut pour faire de votre rêve une réalité.
Vous pouvez prendre en compte les exemples suivants lorsque vous élaborez votre programme :
N'oubliez pas que le moment choisi par vos partenaires peut également avoir une incidence sur le budget de votre événement. Par exemple, vous avez déjà réservé un lieu pour un événement à une date précise.
Mais vous savez que l'un des fournisseurs doit tout préparer la veille de l'événement. Cela signifie que vous devrez débourser plus d'argent pour louer les locaux, car il vous faudra beaucoup plus de temps pour y accéder.
L'organisation d'un événement est un processus créatif et les idées fusent de toutes parts. Ne commencez pas par un seul projet. Créez plutôt quelques projets que vous pourrez partager avec votre équipe et demandez-leur de les examiner.
N'oubliez pas que vous ne réussirez pas du premier coup - c'est tout à fait acceptable. Il est important d'avoir plusieurs propositions pour le calendrier de la planification de l'événement, en accord avec les buts et les objectifs de votre événement.
Un autre aspect important de la planification d'un événement consiste à anticiper l'imprévisible. Lorsque vous planifiez dans les moindres détails, il y a forcément des obstacles.
Par exemple, votre établissement n'a pas pu nettoyer la salle de conférence à temps. Ou encore, l'orateur principal a accidentellement dépassé son temps de parole.
Prévoyez l'imprévu en créant de l'espace pour le mouvement. Cela vous permettra de rester calme et serein et de ne pas être stressé dans de telles situations.
Une fois que vous avez établi le calendrier des événements, distribuez-le à toutes les parties prenantes et donnez-leur le temps de faire part de leurs commentaires.
Écoutez ce qu'ils ont à dire. Ont-ils révélé des points problématiques que vous n'auriez pas pu identifier ? Certains vendeurs auront-ils besoin de plus de temps que celui que vous leur avez accordé ? Les dates et les heures correspondent-elles ?
Procédez aux ajustements nécessaires et faites preuve de souplesse en cas de changements inattendus.
Maintenant que vous connaissez les principes de base de la planification d'un événement et que vous savez combien de temps vous devez prévoir, parlons du contenu de la planification d'un événement.
Commencez le processus de planification en réfléchissant aux objectifs de votre événement. Choisissez le type d'événement que vous souhaitez organiser, réfléchissez à son aspect et déterminez le nombre de participants.
Ces questions peuvent vous aider à décider si vous souhaitez organiser un événement hybride, en face à face ou virtuel. Une fois que vous avez défini un ensemble d'objectifs qui vous guident, votre équipe peut les suivre.
Lorsque tant de personnes sont impliquées dans la planification d'un événement, il peut être déroutant de ne pas connaître les rôles et les responsabilités de chacun.
Il est donc extrêmement important de déléguer les tâches et de définir clairement ce que chaque personne doit faire. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d'onde et saura quelles sont les échéances à respecter.
Un événement réussi ne serait pas complet sans un budget. Celui-ci permet d'éviter les dépassements de coûts et de déterminer les coûts à réduire.
Le choix du lieu de l'événement est essentiel pour la planification de tout événement, car il permet de déterminer les dates de l'événement.
Il en va de même pour les plateformes virtuelles. Vous devriez pouvoir choisir la solution de gestion d'événements qui répond à vos besoins.
La planification d'un événement serait incomplète sans la promotion et le marketing. Utilisez différentes stratégies pour faire connaître votre événement.
Réfléchissez à votre public cible et découvrez les lieux qu'il fréquente. C'est une bonne idée de créer un site web fonctionnel et facile à utiliser pour l'événement, auquel les gens peuvent s'inscrire. Faites ensuite la publicité de votre événement sur diverses plateformes de marketing.
À cette période, vous devriez avoir terminé la promotion de l'événement et l'établissement du budget.
Trois mois après le début de l'événement, vous devez vous concentrer sur le choix du logiciel d'inscription à l'événement, la réservation des autres fournisseurs et le matériel de présentation.
L'inscription est le premier point de contact entre votre événement et les participants. Elle doit leur donner une première impression positive. Comment ? Avec l'aide d'un système d'inscription simple.
Proposez des promotions et des incitations, telles que des billets pour les inscriptions anticipées. Contactez les visiteurs par courrier électronique s'ils n'ont pas pu remplir le formulaire.
Le simple fait de s'inscrire peut rendre la planification de votre événement plus facile que jamais.
Le calendrier d'organisation de l'événement ne serait pas complet sans les traiteurs et autres partenaires. Trois mois avant l'événement, commencez à chercher des fournisseurs qui correspondent aux objectifs de votre événement. Choisissez-les avant l'expiration du délai de trois mois.
Conseil : réservez vos fournisseurs le plus tôt possible. Vous aurez un avantage concurrentiel sur les autres organisateurs d'événements qui ont également besoin d'eux.
N'attendez pas la date de l'événement pour finaliser les biographies et les informations détaillées sur les intervenants. Discutez avec vos intervenants de ce qu'ils doivent faire pour leurs présentations. Assurez-vous qu'ils ont déjà préparé une série de sujets et de points de discussion.
Nous avons déjà mentionné l'importance de s'attendre à l'inattendu. Cela s'applique également à la création de plans d'urgence pour protéger vos auditeurs et vos orateurs en cas de catastrophes naturelles ou d'autres circonstances imprévues.
Votre événement n'est plus qu'à un mois. À ce stade, la majeure partie du travail de planification et d'embauche devrait déjà avoir été effectuée. Il ne reste plus qu'à s'assurer que tout se passe bien.
C'est simple et clair : Appelez le prestataire de services de restauration et assurez-vous qu'il est en mesure de respecter les plans convenus.
Une fois que vous vous êtes occupé de l'inscription à l'événement, communiquez à votre fournisseur la liste finale des invités ou le nombre de personnes afin qu'il puisse prendre les dispositions nécessaires.
Les plateformes d'événements et les prestataires de services événementiels sont de toutes formes et de toutes tailles. Qu'il s'agisse d'un fournisseur de salles, d'un concepteur, d'une production audiovisuelle ou d'une équipe de marketing, la liste est infinie.
Si vous en avez encore besoin, vérifiez auprès de chaque fournisseur les plans dont vous avez discuté précédemment.
Il se peut que vous deviez apporter les modifications nécessaires. Par exemple, le fournisseur du lieu peut ne pas vous permettre d'organiser un événement la veille. Il se peut aussi que votre fournisseur de matériel n'ait pas la configuration de brouillard dont vous avez besoin.
Confirmez les détails avec chacun d'entre eux afin que tout se passe bien le jour de l'événement.
Votre personnel et vos visiteurs doivent être informés de ce qu'ils doivent faire le jour de l'événement.
Tenez-les au courant et informez-les de tout changement éventuel. Par exemple, vous pouvez fournir aux participants des instructions sur la manière d'accéder à un événement. Dans le même temps, vous pouvez répéter les rôles et les responsabilités de votre personnel.
Vous ne pouvez organiser un événement axé sur le retour sur investissement qu'en passant par le processus de planification.
Les événements sont une affaire importante, quelle qu'en soit l'ampleur. Une bonne planification est la clé pour répondre aux attentes de vos visiteurs et invités.
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Qu'est-ce que la chronologie d'un événement ?
La chronologie d'un événement est une liste chronologique de toutes les étapes de la planification d'un événement. Les horaires des événements peuvent être planifiés à long terme et le jour même de l'événement.
Quand dois-je commencer à promouvoir un événement ?
Il est préférable de commencer à promouvoir votre événement au moins 2 à 3 mois avant son début.
Quelle est la durée du calendrier de planification d'un événement ?
Le calendrier de planification de l'événement doit couvrir au moins 4 à 6 mois.
Ai-je besoin de sponsors pour un petit événement ?
Cela dépend. De nombreux événements bénéficient de la présence d'un sponsor. Les sponsors peuvent aider à collecter des fonds et offrir des possibilités de mise en réseau. Mais vous n'aurez peut-être pas besoin d'un sponsor si vous organisez un petit événement, tel qu'une réunion d'entreprise.
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