Die Planung von Veranstaltungen kann selbst für erfahrene Organisatoren überwältigend sein. Es gibt einfach zu viele Faktoren zu berücksichtigen.
Sie haben Teilnehmer, Veranstaltungsanmeldungen, Marketingstrategien und Sponsoring, ganz zu schweigen von virtuellen, hybriden und ausschließlich persönlichen Veranstaltungen mit unterschiedlichen Anforderungen.
Sie sagen: Ich verstehe das. Es ist kompliziert. Aber wie soll ich den Zeitpunkt der Veranstaltung planen? Ich kann doch die Zukunft nicht vorhersehen, oder?
Halten Sie inne und atmen Sie tief durch. Machen Sie sich keine Gedanken über etwas, das in absehbarer Zeit wahrscheinlich nicht eintreten wird.
Veranstaltungspläne helfen Ihnen, Ihre Gedanken zu ordnen und eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen solchen Plan erstellen und geben Ihnen Tipps, auf welche Aspekte der Veranstaltung Sie sich konzentrieren sollten.
Lassen Sie uns ein paar Dinge vorausschicken: Ihr Zeitplan ist nur dann sinnvoll, wenn bis zum Beginn der Veranstaltung genügend Zeit verstrichen ist.
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wann man Veranstaltungen planen sollte. Letztlich hängt es von der Art der Veranstaltung ab, die Sie durchführen möchten.
Handelt es sich um eine große oder eine kleine Veranstaltung? Dies ist wichtig, da die Planung großer Veranstaltungen bis zu 12 Monate dauern kann. Außerdem müssen Sie für große Veranstaltungen Veranstaltungsorte buchen und geeignete Unterhaltungsmöglichkeiten anmieten, die für Ihre Veranstaltung geschaffen wurden.
Für kleinere Veranstaltungen wie Firmentreffen oder Seminare reichen dagegen sechs Monate aus.
Ganz anders verhält es sich bei virtuellen Veranstaltungen. Sie benötigen mindestens 12 Wochen, vor allem, wenn Sie noch nicht die richtigen Produktionspartner gefunden haben, die Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Pläne helfen.
Spüren Sie den Druck? Geben Sie nicht auf. Es ist möglich, eine Veranstaltung in kurzer Zeit zu planen. Generell gilt jedoch: Je mehr Zeit Sie haben, desto mehr Spielraum haben Sie, um über das Wesentliche hinauszugehen.
Nachdem wir uns nun einige grobe Zeitpläne für Veranstaltungen angeschaut haben, kommen wir nun zu den Einzelheiten der Planung:
Beginnen Sie bei der Planung einer Veranstaltung mit den Dingen, auf die Sie nicht verzichten können. Diese wichtigen Teile Ihrer Veranstaltung sollten nicht geändert oder verschoben werden.
Hier sind einige Beispiele:
Beginnen Sie immer mit unumkehrbaren Bedingungen wie diesen, denn sie sind bereits vorgegeben. Sie haben keine Möglichkeit, sie zu ändern.
Sobald Sie sich mit den Voraussetzungen befasst haben, gehen Sie zu den Partnern, Anbietern und Sponsoren über.
Die Anbieter sind das Herzstück Ihrer Veranstaltung. Sie erwecken sie zum Leben. Das Einzige, was Sie hier tun können, ist, sie in Ihre Veranstaltungsplanung einzubeziehen.
Es ist gut, dass Ihre Lieferanten eine Vorstellung davon haben, wie lange sie brauchen, um Ihren Traum zu verwirklichen.
Diese Beispiele können Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans berücksichtigen:
Denken Sie daran, dass das Timing Ihrer Partner auch Auswirkungen auf das Budget Ihrer Veranstaltung haben kann. Sie haben zum Beispiel bereits einen Veranstaltungsort für ein bestimmtes Datum gebucht.
Sie wissen aber, dass einer der Lieferanten alles in der Nacht vor der Veranstaltung vorbereiten muss. Das bedeutet, dass Sie mehr Geld für die Anmietung der Räumlichkeiten ausgeben müssen, da Sie viel länger brauchen werden, um sie zu erreichen.
Die Planung einer Veranstaltung ist ein kreativer Prozess, und die Ideen kommen aus allen Richtungen. Beginnen Sie nicht mit einem einzigen Projekt. Erstellen Sie stattdessen einige Projekte, die Sie mit Ihrem Team teilen können und bitten Sie es, sie zu überprüfen.
Denken Sie daran, dass Sie nicht gleich beim ersten Mal Erfolg haben werden - das ist völlig in Ordnung. Es ist wichtig, dass Sie mehrere Vorschläge für den zeitlichen Ablauf der Veranstaltungsplanung haben, die mit den Zielen Ihrer Veranstaltung übereinstimmen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Veranstaltungsplanung ist die Vorwegnahme des Unvorhersehbaren. Wenn Sie bis ins kleinste Detail planen, wird es zwangsläufig Hindernisse geben.
Zum Beispiel war Ihr Unternehmen nicht in der Lage, den Konferenzraum rechtzeitig zu reinigen. Oder der Hauptredner hat versehentlich seine Zeit überschritten.
Planen Sie für das Unerwartete, indem Sie Raum für Bewegung schaffen. So können Sie in solchen Situationen ruhig und gelassen bleiben und sind nicht gestresst.
Sobald Sie einen Zeitplan haben, verteilen Sie ihn an alle Beteiligten und geben Sie ihnen Zeit für Rückmeldungen.
Hören Sie sich an, was sie zu sagen haben. Haben sie Probleme aufgedeckt, die Sie nicht identifizieren konnten? Benötigen einige Anbieter mehr Zeit, als Sie ihnen zugestanden haben? Passen die Termine und Zeiten zusammen?
Nehmen Sie bei Bedarf die notwendigen Anpassungen vor und seien Sie flexibel bei unerwarteten Änderungen.
Da Sie nun die Grundlagen der Veranstaltungsplanung kennen und wissen, wie viel Zeit Sie einplanen sollten, lassen Sie uns über den Inhalt der Veranstaltungsplanung sprechen.
Beginnen Sie den Planungsprozess, indem Sie sich Gedanken über die Ziele Ihrer Veranstaltung machen. Wählen Sie die Art der Veranstaltung, die Sie ausrichten möchten, überlegen Sie, wie sie aussehen soll, und bestimmen Sie die Anzahl der Teilnehmer.
Diese Fragen können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie eine hybride, persönliche oder virtuelle Veranstaltung durchführen möchten. Sobald Sie eine Reihe von Zielen haben, die Sie leiten, kann Ihr Team diese verfolgen.
Wenn so viele Personen an der Planung einer Veranstaltung beteiligt sind, kann es verwirrend sein, die Rollen und Verantwortlichkeiten nicht zu kennen.
Daher ist es äußerst wichtig, Aufgaben zu delegieren und klar zu definieren, was jede Person tun soll. Auf diese Weise sind alle auf derselben Wellenlänge und wissen, welche Fristen sie einhalten müssen.
Eine erfolgreiche Veranstaltung wäre ohne ein Budget nicht vollständig. Auf diese Weise lassen sich Kostenüberschreitungen vermeiden und Sie können festlegen, welche Kosten Sie einsparen wollen.
Die Wahl eines Veranstaltungsortes ist für die Planung jeder Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, die Termine für die Veranstaltung festzulegen.
Das Gleiche gilt für virtuelle Plattformen. Sie sollten in der Lage sein, die Veranstaltungsmanagementlösung zu wählen, die Ihren Anforderungen entspricht.
Die Planung einer Veranstaltung wäre ohne Werbung und Marketing unvollständig. Nutzen Sie verschiedene Strategien, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen.
Denken Sie an Ihr Zielpublikum und finden Sie heraus, welche Orte es häufig aufsucht. Es ist eine gute Idee, eine funktionale und einfach zu bedienende Veranstaltungswebsite zu erstellen, auf der sich die Teilnehmer anmelden können. Werben Sie dann auf verschiedenen Marketingplattformen für Ihre Veranstaltung.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie mit der Werbung für die Veranstaltung und der Budgetplanung fertig sein.
Drei Monate nach Beginn der Veranstaltung sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Auswahl der Software für die Veranstaltungsregistrierung, die Buchung der übrigen Anbieter und die Präsentationstechnik richten.
Die Registrierung ist der erste Kontaktpunkt zwischen Ihrer Veranstaltung und den Teilnehmern. Sie sollte einen positiven ersten Eindruck bei den Teilnehmern hinterlassen. Und wie? Mit Hilfe der einfachsten Registrierung.
Bieten Sie Werbeaktionen und Anreize an, z. B. Tickets für frühe Anmeldungen. Kontaktieren Sie die Besucher per E-Mail, wenn sie das Formular nicht ausfüllen konnten.
Eine einfache Registrierung kann die Planung Ihrer Veranstaltung einfacher machen als je zuvor.
Die Planung der Veranstaltung wäre ohne Caterer und andere Partner nicht vollständig. Beginnen Sie drei Monate vor der Veranstaltung mit der Suche nach Anbietern, die zu den Zielen Ihrer Veranstaltung passen. Entscheiden Sie sich dann vor Ablauf der drei Monate endgültig für sie.
Tipp: Buchen Sie die Lieferanten so früh wie möglich. Das verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Veranstaltern, die ebenfalls auf sie angewiesen sind.
Warten Sie nicht bis zum Tag der Veranstaltung, um die Biografien und Details zu den Rednern festzulegen. Besprechen Sie mit Ihren Referenten, was sie für ihre Präsentationen tun sollen. Stellen Sie sicher, dass sie bereits eine Reihe von Themen und Diskussionspunkten vorbereitet haben.
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, mit dem Unerwarteten zu rechnen. Dies gilt auch für die Erstellung von Notfallplänen zum Schutz Ihrer Zuhörer und Redner im Falle von Naturkatastrophen oder anderen unvorhergesehenen Umständen.
Ihre Veranstaltung ist nur noch einen Monat entfernt. Zu diesem Zeitpunkt sollte der größte Teil der Planungs- und Einstellungsarbeiten bereits erledigt sein. Jetzt müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft.
Das ist einfach und klar: Rufen Sie den Essenslieferanten an und vergewissern Sie sich, dass er die vereinbarten Pläne einhalten kann.
Wenn Sie sich um die Anmeldung der Veranstaltung gekümmert haben, teilen Sie Ihrem Lieferanten die endgültige Gästeliste oder Personenzahl mit, damit er die notwendigen Vorkehrungen treffen kann.
Veranstaltungsplattformen und Veranstaltungsdienstleister gibt es in allen Formen und Größen. Ob es sich um einen Raumanbieter, einen Designer, eine AV-Produktion oder ein Marketingteam handelt - die Liste ist endlos.
Prüfen Sie die einzelnen Anbieter und sprechen Sie mit allen über die zuvor besprochenen Pläne.
Möglicherweise müssen Sie entsprechende Änderungen vornehmen. So kann es sein, dass der Anbieter des Veranstaltungsorts Ihnen nicht erlaubt, eine Veranstaltung am Vortag durchzuführen. Oder Ihr Hardware-Lieferant hat vielleicht nicht die Nebelanlage, die Sie benötigen.
Bestätigen Sie die Details mit allen Beteiligten, damit am Tag der Veranstaltung alles reibungslos abläuft.
Ihre Mitarbeiter und Besucher sollten darüber informiert werden, was sie am Tag der Veranstaltung zu tun haben.
Halten Sie sie auf dem Laufenden und informieren Sie sie bei Bedarf über eventuelle Änderungen. Sie können den Teilnehmern zum Beispiel Anweisungen geben, wie sie zu einer Veranstaltung gelangen. Gleichzeitig können Sie die Aufgaben und Zuständigkeiten Ihrer Mitarbeiter wiederholen.
Sie können eine ROI-orientierte Veranstaltung nur durchführen, wenn Sie den Planungsprozess durchlaufen.
Veranstaltungen sind ein großes Geschäft, unabhängig von ihrem Umfang. Die richtige Planung ist der Schlüssel, um die Erwartungen Ihrer Besucher und Gäste zu erfüllen.
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Was ist die Event-Timeline?
Die Event-Timeline ist eine chronologische Auflistung aller Phasen der Eventplanung. Zeitpläne von Veranstaltungen können sowohl langfristig als auch für den Tag der Veranstaltung geplant werden.
Wann sollte ich mit der Werbung für eine Veranstaltung beginnen?
Es ist besser, wenn Sie mit der Werbung für Ihre Veranstaltung mindestens 2-3 Monate vor deren Beginn beginnen.
Wie lang ist der Zeitrahmen für die Veranstaltungsplanung?
Der Zeitplan für die Veranstaltungsplanung sollte mindestens 4-6 Monate umfassen.
Brauche ich Sponsoren für eine kleine Veranstaltung?
Das kommt darauf an. Viele Veranstaltungen profitieren davon, einen Sponsor zu haben. Sponsoren können dazu beitragen, Geldmittel zu beschaffen und Möglichkeiten zur Vernetzung zu eröffnen. Bei einer kleinen Veranstaltung, z. B. einem Firmentreffen, brauchen Sie jedoch möglicherweise keinen Sponsor.
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